Tecnologías de la información

Las tecnologías de la información se pueden entender como todo el conjunto de procesos y productos relacionados con el almacenamiento, procesamiento, protección, monitoreo, recuperación y transmisión digitalizada de la información, tanto a nivel electrónico como óptico, engloba dentro de su alcance otras disciplinas como la informática, la electrónica y las telecomunicaciones.

Las empresas utilizan las tecnologías de Información en sus procesos de administración, producción, manejo de recursos humanos, capacitación, desarrollo de sistemas, entre otros, por lo tanto para contar con la administración de dichos recursos, se debe trabajar en la planeación estratégica de la informática, esto es, contar con un enfoque sistemático y disciplinado, orientado a identificar tecnologías y herramientas que brinden beneficio a la organización, estableciendo prioridades y buscar el desarrollo o adquisición de las mismas para implementarlas como herramientas que apoyen los objetivos estratégicos de la empresa.

Función estratégica de las TIC

El concepto que debe ser comprendido y aplicado en estos momentos es el de red, cualquier organización moderna es una red de actividades, parcialmente internas y parcialmente externas de su red de socios y colaboradores, dirigidas a un público que está interconectado en red en un mundo globalizado, casi instantáneamente conectado por redes, las TIC desempeñan hoy un papel clave en el funcionamiento de estas redes, no sólo las hacen más eficaces, sino que también con mayor rapidez en la transmisión de información y económicas frente a los sistemas tradicionales de difusión de las mismas.

El presupuesto en TI, conceptos de interés

Relevancia

Muchas personas se preguntan sobre la utilidad de hacer presupuestos, ya que, a pesar de no contar con ellos, han podido manejar su empresa, ¿curioso verdad?, sin embargo, una de las grandes ventajas de un presupuesto es que permitirle al negocio tomar decisiones encaminadas al logro de objetivos, por lo que es muy útil recordar que éste es más que un documento de trabajo, es un medio de control con el que la empresa puede contrastar el alcance de lo realizado.

El presupuesto de TI, suele ser supervisado por el director de información (CIO), el máximo ejecutivo de tecnologías de la información en la organización, sin embargo, ya que se ha convertido en fundamental para los resultados del negocio, el alcance y la asignación, se ha vuelto más compleja, porque no todo el gasto en TI cae dentro del departamento de TI, es importante tener claro este punto.

Construyendo el Presupuesto de TI

Estrategia

El presupuesto de IT, debe ser realista y considerar las necesidades empresariales, el mantenimiento rutinario, los costes de reemplazamiento del sistema, las licencias y garantías del Hardware y el Software, e incluso los posibles fallos inesperados del sistema, es una recomendación que ya es por norma, que las organizaciones comienzan la construcción de su con el presupuesto de IT del año pasado y hacer mejoras, para lo cual el ejemplo de presupuesto resultante no solo debe guiar su gasto en tecnología, sino también servir como una herramienta de planificación y comunicación para el negocio.

Una de las características más importantes al momento de emprender la construcción del presupuesto, es entender la necesidad de comunicación a nivel general; no obstante, es fundamental identificar la representación jerárquica de los diferentes niveles y áreas organizacionales.

Estructura del Presupuesto de TI

Importancia

Cuando se esté desarrollando un presupuesto, por ninguna razón deberíamos estar improvisando a medida que se estructura, al igual que en todo buen ejercicio de administración de una empresa, un trabajo presupuestario implica claridad de propósito, planificación detallada y pensamiento considerable.

Un presupuesto no es solo un requerimiento administrativo y financiero, el presupuesto no debería formar parte de una propuesta y luego desestimada y olvidada a la hora de realizar un informe financiero para las área del negocio; es una herramienta viviente que se debe consultar en el trabajo diario, comprobar mensualmente, controlar constantemente, aun cuando pertenezcas a un área distinta, recuerda el presupuesto que propongas, será con el que estarás operando durante un año o más, por lo que no se debe tomar a la ligera.

Autorización del Presupuesto de TI

Valor

Esta etapa se relaciona directamente con la puesta en marcha de los planes, el líder de presupuestos tiene una labor fundamental y es la de integrar a las diferentes áreas a la consecución de las metas trazadas, de manera tal que se pueda trasladar a cada uno de los niveles de la organización la interrelación existente entre estos y la importancia dentro de la operación y el cumplimiento del presupuesto; lo anterior a fin de cumplir con las expectativas gerenciales de la organización.

Para la ejecución de un adecuado control sobre el presupuesto, lo primero es establecer la realización de informes parciales y por áreas, de modo que el equipo presupuestal o financiero sea el responsable de la consolidación y se pueda cotejar de manera oportuna el curso y los resultados de la operación empresarial con los datos que han sido presupuestados, esto a fin de identificar las posibles variantes que están afectando la ejecución o desviación del presupuesto y lograr un ajuste oportuno, como gerente de TI, debes estar en las justas de presupuestos y estar alerta de cómo nos afectaría que otra área se desborde en su presupuesto o si tu requieres de algún ajuste.

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